Systemy ERP: kluczowa inwestycja w rozwoju branży produkcyjnej
Systemy ERP stanowią integralną część zarządzania w firmach produkcyjnych, zapewniając kompleksową integrację procesów biznesowych, od zaopatrzenia, przez produkcję, aż po dystrybucję. Dzięki zintegrowanej bazie danych, system ERP umożliwia śledzenie wszystkich aspektów działalności firmy w czasie rzeczywistym, co pozwala na szybką analizę danych oraz podejmowanie świadomych decyzji. W przypadku utrzymania ruchu, systemy ERP umożliwiają planowanie i harmonogramowanie konserwacji, zarządzanie zapasami części zamiennych oraz monitorowanie wydajności maszyn, co znacząco wpływa na minimalizację przestojów produkcyjnych i kosztów napraw.
Niezależnie od tego, czy firma zdecyduje się na zakup gotowego rozwiązania, czy na zamówienie systemu szytego na miarę – faktem jest, że system ERP obejmuje kontrolę nad wieloma aspektami produkcji i z tego tytułu jego prawidłowość i niezawodność funkcjonowania wpływa bezpośrednio na najważniejsze interesy firmy.
Bezpieczne wykonanie i wdrożenie systemu ERP stanowi pierwszy i najważniejszy krok w kierunku kontrolowanej innowacji.
REKLAMA
Najważniejsze elementy umowy
Umowa na wykonanie i wdrożenie systemu ERP powinna być starannie opracowana, aby zapewnić klarowność i bezpieczeństwo dla obu stron. Zawarcie w niej opisanych poniżej kluczowych elementów pozwala na minimalizację ryzyka wdrożeniowego oraz znaczne zwiększenie szans na skuteczne i pomyślne funkcjonowanie przedsiębiorstwa.
Analiza przedwdrożeniowa
Warto, aby przed zawarciem samej umowy na wykonanie i wdrożenie systemu ERP przeprowadzona została sumienna analiza przedwdrożeniowa. Jej wykonanie umożliwi dokładne zrozumienie potrzeb i wymagań firmy oraz identyfikację celów, które ma spełnić nowy system ERP. Dzięki temu firma może precyzyjnie określić zakres funkcjonalności, które muszą być zawarte w systemie, a przy tym uniknąć niepotrzebnych lub nadmiernych rozwiązań, które mogłyby spowodować zbędne koszty i skomplikować proces wdrożenia.
Tak przeprowadzona analiza pozwoli dokonać trafnego wyboru systemu ERP oraz odpowiedniego dostawcy. Na podstawie zgromadzonych informacji i wymagań, firma może dokonać świadomego wyboru systemu, który najlepiej odpowiada jej potrzebom i celom biznesowym, oraz dostawcy, który zapewni odpowiednie wsparcie techniczne i realizację projektu na najwyższym poziomie.
Co więcej, analiza przedwdrożeniowa umożliwia właściwe zaplanowanie i przygotowanie się do procesu wdrożenia systemu ERP. Daje firmie możliwość odpowiedniego przygotowania zasobów ludzkich i finansowych oraz określenie realistycznego harmonogramu prac, co przyczynia się do skutecznego i efektywnego przebiegu procesu wdrożenia.
Dzięki temu firma może maksymalnie wykorzystać potencjał nowego systemu i osiągnąć zamierzone cele biznesowe.
Prawa autorskie
System ERP, jak każde inne oprogramowanie, stanowi utwór w rozumieniu przepisów o prawach autorskich. To oznacza, że system jest przedmiotem prawnej ochrony, a autorowi systemu ERP przysługują wobec niego określone prawa autorskie.
Zdecydowanie lepszym, ale jednocześnie droższym wyborem jest sytuacja, gdy wykonawca przekazuje zamawiającemu autorskie prawa majątkowe do systemu ERP. W ten sposób firma staje się właścicielem systemu, co daje jej swobodę w jego dostosowywaniu i rozbudowie w przyszłości, bez potrzeby angażowania pierwotnego wykonawcy. Daje to większą niezależność i elastyczność w zarządzaniu systemem w dłuższej perspektywie czasowej.
Inną opcją jest udzielenie przez wykonawcę licencji na czasowe korzystanie z systemu ERP. Jest to rozwiązanie potencjalnie mniej kosztowne, ale może narażać firmę na ryzyko, że wykonawca wypowie umowę licencyjną lub udostępni system konkurencyjnym podmiotom. Przeniesienie praw autorskich eliminuje to ryzyko, dając pełną kontrolę nad dalszym użytkowaniem systemu.
Zamawiający powinien zwrócić szczególną uwagę na to, czy nabywa prawa autorskie, czy jedynie otrzymuje licencję na korzystanie z systemu. Wybór między tymi opcjami ma istotne konsekwencje dla firmy zamawiającej, dlatego ważne jest, aby dokładnie przeanalizować i zrozumieć różnice między nimi przed podpisaniem umowy.
Harmonogram
Stworzenie, dostosowanie i wdrożenie systemu ERP w firmie wymaga czasu, w związku z tym umowy wdrożeniowe zawierane są często na kilkanaście miesięcy.
Zawierając taką umowę, należy zadbać o szczegółowe określenie harmonogramu wdrożenia oraz powiązanych z nim warunków płatności na rzecz wykonawcy systemu. Poprzez określenie konkretnych terminów dla poszczególnych etapów, obie strony mogą śledzić postęp prac i reagować na ewentualne opóźnienia lub problemy w czasie rzeczywistym, co minimalizuje ryzyko przekroczenia planowanego terminu ukończenia projektu.
Co więcej, ustalenie dokładnego harmonogramu umożliwia lepsze zaplanowanie działań. Stwarza to możliwość odpowiedniego przygotowania się do kolejnych etapów projektu oraz zapewnienia niezbędnych zasobów ludzkich i finansowych na ten czas. Dzięki temu firma zamawiająca może lepiej zorganizować swoje procesy biznesowe i minimalizować zakłócenia w codziennej działalności spowodowane wdrożeniem nowego systemu.
Gwarancja i wsparcie serwisowe
Szczegółowe ustalenie zasad gwarancji pozwala obu stronom na jasne określenie zakresu odpowiedzialności wykonawcy za ewentualne wady systemu ERP. Określenie precyzyjnych warunków gwarancji, takich jak czas trwania gwarancji, procedury zgłoszeń oraz terminy naprawy wad krytycznych i niekrytycznych, pozwala uniknąć nieporozumień i sporów w przypadku wystąpienia problemów z działaniem systemu.
W ramach odrębnej umowy wskazane jest również uregulowanie zasad wsparcia serwisowego w okresie pogwarancyjnym. Takie rozwiązanie zapewnia firmie ciągłość działania systemu oraz szybką reakcję na ewentualne problemy techniczne. Dostępność wsparcia technicznego jest kluczowa dla firm produkcyjnych, gdyż nawet krótkie, kilkudniowe przestoje w działaniu systemu ERP mogą poważnie zaburzyć procesy produkcyjne i prowadzić do istotnych strat finansowych.
Dodatkowo określenie tych zasad daje firmie pewność, że będzie mogła liczyć na pomoc ze strony wykonawcy w przypadku konieczności naprawy, aktualizacji czy modyfikacji systemu w przyszłości. Jest to istotne zwłaszcza w kontekście dynamicznie zmieniającego się środowiska biznesowego i technologicznego, gdzie system ERP musi być stale dostosowywany do nowych wymagań i potrzeb firmy.
Zabezpieczenie
Kolejnym, istotnym elementem umowy na system ERP jest mechanizm zabezpieczenia należytego wykonania umowy i ewentualnego odzyskania wpłaconych kwot. Wobec wysokiego poziomu skomplikowania i długotrwałości prac programistycznych, umowy tego rodzaju wiążą się z wynagrodzeniem dla wykonawcy na poziomie kilkudziesięciu, a nawet kilkuset tysięcy złotych. Każdy wykonawca chciałby otrzymywać zaliczki na poczet prac, co z jednej strony jest zrozumiałe, z drugiej jednak powoduje powstanie pytania – czy środki te zostaną skutecznie wyegzekwowane, jeżeli na koniec prac okaże się, że system nie działa, albo zawiera w sobie tyle błędów, że firma zlecająca nie widzi możliwości jego odbioru. Zabezpieczenie zlecającego może przybrać kształt odpowiedniej polisy ubezpieczeniowej, gwarancji bankowej, oświadczenia z art. 777 k.p.c. czy wielu innych. Wybór odpowiedniego mechanizmu zależy od indywidualnej sytuacji.
Klauzula poufności
Wiele firm przechowuje w systemach ERP dane dotyczące klientów, pracowników, finansów oraz informacje biznesowe, które są istotne dla ich funkcjonowania. Ujawnienie tych informacji osobom niepowołanym może prowadzić do poważnych konsekwencji, takich jak utrata zaufania klientów, kary finansowe lub straty konkurencyjne. Klauzula poufności chroni te informacje i zapewnia, że zostaną one wykorzystane jedynie zgodnie z zamiarem umowy.
Dobrze skonstruowana klauzula poufności może zapobiec niepożądanemu wykorzystaniu lub rozpowszechnieniu wiedzy o procesach biznesowych firmy przez wykonawcę systemu ERP. Choć współpraca między firmą a wykonawcą jest niezbędna dla skutecznego wdrożenia systemu, istnieje ryzyko, że nieuczciwy wykonawca może wykorzystać zdobytą wiedzę na własną korzyść lub ujawnić ją osobom trzecim. Klauzula poufności ogranicza to ryzyko, zabezpieczając poufność informacji biznesowych firmy i chroniąc jej interesy.
Należy zwrócić uwagę, że klauzula może ułatwić zabezpieczenie praw własności intelektualnej firmy, w przypadku gdy system ERP zostanie opracowany na zamówienie z wykorzystaniem nowatorskich rozwiązań lub pomysłów. Bez odpowiedniej ochrony istnieje ryzyko, że wykonawca może próbować wykorzystać te rozwiązania lub pomysły w innych projektach albo sprzedać je innym klientom. Klauzula poufności gwarantuje, że informacje te pozostaną tajemnicą handlową firmy i nie będą wykorzystywane w sposób nieuprawniony.
Jak zminimalizować ryzyko?
Systemy ERP stanowią niezastąpione narzędzie wspierające rozwój i efektywność w branży produkcyjnej, umożliwiając kompleksowe zarządzanie procesami biznesowymi oraz skuteczne i efektywne utrzymanie ruchu. Wdrożenie systemu może być opłacalną inwestycją, pozwalającą firmom produkcyjnym osiągnąć wzrost rentowności i konkurencyjności na rynku.
Jednakże podczas wdrażania systemów ERP firmy mogą spotkać się z różnymi zagrożeniami, takimi jak opóźnienia w harmonogramie wdrożenia, nadmierne koszty związane z niemożnością przewidzenia wszystkich wymagań oraz nieprawidłowości w funkcjonowaniu systemu, co może prowadzić do zakłóceń w działalności operacyjnej. Konieczność integracji systemu ERP z istniejącymi systemami i infrastrukturą może rodzić ryzyko niezgodności technologicznych oraz problemów z transferem danych, czego skutkiem może być utrata efektywności procesów.
Aby zapewnić sukces projektu i zminimalizować wszystkie te ryzyka, niezbędne jest staranne opracowanie umowy wdrożeniowej przez specjalistów. Wyprzedź ryzyka i zadbaj o bezpieczeństwo swojej firmy.
