Dołącz do czytelników
Brak wyników

Co zrobić, by pracownicy zaczęli korzystać z systemu CMMS/EAM?

Artykuł | 7 stycznia 2021 | NR 1
0 77

Wdrożenie systemu CMMS/EAM już zakończone. Szczęśliwie projekt skończono o czasie i do tego zmieścił się w założonym budżecie. Czy można już świętować? Jeszcze nie… Po produkcyjnym uruchomieniu systemu powinno wydarzyć się coś ważnego: użytkownicy muszą zaakceptować nowy system.

 

Czym jest akceptacja systemu komputerowego? Moja definicja jest następująca: system jest w pełni zaakceptowany, jeśli wszyscy użytkownicy wyznaczeni do jego obsługi z niego korzystają (i to w wymagany przez firmę sposób). Oczywiście nie oczekuje się od użytkowników, żeby korzystali z systemu codziennie – częstotliwość zależy od roli użytkownika w systemie.

Akceptacja systemu jest częścią procesu zarządzania zmianą biznesową, ponieważ wprowadzenie nowego systemu CMMS/EAM to nie tylko nowe narzędzie komputerowe, ale również zmiana procedur i kultury organizacyjnej.

 

TRUDNOŚCI

Akceptacja systemu CMMS/EAM jest trudna z kilku względów:

  • Systemy tej klasy są z reguły wdrażane w kilku działach: utrzymanie ruchu, dział zaopatrzenia, magazyny. Oznacza to, że z systemu będą korzystały różne grupy użytkowników. Niektóre z nich mogą nie być zainteresowane wdrożeniem innego systemu komputerowego.
  • Liczba użytkowników systemu może być duża, szczególnie jeśli system będzie używany przez pracowników w terenie, w tym korzystających z urządzeń mobilnych.
  • Użytkownicy systemu mogą prezentować bardzo różny poziom znajomości obsługi komputera: od początkujących do ekspertów.

 

Rys.1. Moment, w którym z prowadzenia projektu przechodzimy do eksploatacji. Lewa strona przedstawia fragment harmonogramu projektu, natomiast prawa obrazuje procent użytkowników, którzy korzystają z systemu

 

SPRAWDZANIE EFEKTÓW

Jak można zmierzyć akceptację systemu?

  • Można wykorzystać następujące wskaźniki wydajności (KPI):
  • Bezpośredni – liczba użytkowników logujących się do systemu przedstawiona jako procent wszystkich aktywnych użytkowników (wskaźnik powinien być codziennie większy). Jednak sam wskaźnik niewiele mówi, oprócz tego, że ktoś otworzył aplikację. Nie oznacza to jeszcze, że użytkownik wykonał jakąś użyteczną akcję w systemie (może tylko chciał zobaczyć, jak wyglądają ekrany, jakie dane są dostępne). Dlatego należy wspomóc ten wskaźnik innymi wskaźnikami KPI, które pokażą, co faktycznie użytkownicy robią w systemie, np. liczba nowych zgłoszeń dziennie, liczba nowych zleceń pracy dziennie, liczba przetworzonych zleceń pracy dziennie… Należy pamiętać, że nie każdy użytkownik loguje się codziennie, dlatego należy analizować dane w dłuższej perspektywie.
  • Pośredni – liczba użytkowników, którzy nie zalogowali się jeszcze do systemu (wartość bezwzględna lub procent wszystkich aktywnych użytkowników, wskaźnik powinien maleć). Można go uzupełnić raportem prezentującym nazwiska i działy tych użytkowników. Pozwoli to na identyfikację niezaangażowanych grup i osób. Te informacje można także wykorzystać do odebrania dostępu nieaktywnym użytkownikom (jest to szczególnie ważne, gdy firma dysponuje tylko ograniczoną liczbą licencji. Z reguły przyjmuje się, że jeśli ktoś nie zalogował się do systemu przez 3 miesiące, to można odebrać mu dostęp).
  • Powyższe wskaźniki można liczyć dla poszczególnych grup użytkowników (działów) lub poszczególnych organizacji/lokalizacji, aby uzyskać szczegółowe informacje o poziomie akceptacji systemu.
  • Jeśli Państwa organizacja korzysta z urządzeń mobilnych, to warto wyliczyć oddzielne wskaźniki dla mobilnych użytkowników.
  • Można również wykorzystać raport prezentujący średnią liczbę dni pomiędzy logowaniami, aby sprawdzić, jak często użytkownicy korzystają z systemu.

Inną metodą uzyskania informacji o akceptacji systemu są ankiety dla użytkowników. Można przygotować pytania sprawdzające, dlaczego użytkownicy jeszcze nie logowali się do systemu, co im się podoba w nowym systemie, a co nie. Ankiety mogą wyjaśnić przyczyny poziomu akceptacji, ponieważ wskaźniki KPI pokazują tylko liczby, ale nie dają wglądu w przyczyny tego stanu.

 

STANDARDOWE PROBLEMY

Dlaczego system ma n...

Dalsza część jest dostępna dla użytkowników z wykupionym planem

Przypisy