Zmiana kultury organizacyjnej na kulturę, w której myśli się o ciągłym doskonaleniu - na przykładzie skracania czasów przezbrojeń z wykorzystaniem metody SMED

Utrzymanie ruchu Maszyny i urządzenia

Konkurencyjność firmy zależy między innymi od tego, czy potrafi ona elastycznie dostosować produkcję do potrzeb klienta. W takich przypadkach znacząco wzrasta liczba przezbrojeń. Czas ich wykonania jest kluczowym elementem wpływającym na produktywność. W niniejszym opracowaniu opowiem o zmniejszaniu czasu przezbrajania maszyn do pakowania wyrobu gotowego na przykładzie zakładu przetwórstwa rybnego.

PREZENTACJA OPISYWANEGO PRZEDSIĘBIORSTWA

Opisywana firma jest zakładem przetwórstwa rybnego specjalizującym się w przetwarzaniu łososia. Wielkość firmy to niecały miliard złotych obrotu rocznego. Firma zlokalizowana jest w północnej Polsce. Od początku prowadzenia działalności firma nastawiona była na dostarczanie wysokiej jakości produktu w postaci wędzonych i świeżych ryb. Firma zatrudnia ponad 1000 pracowników i sprzedaje swoje produkty na cały świat.

POPRAWA EFEKTYWNOŚCI PRZEDSIĘBIORSTWA

Jednym z parametrów mówiących o efektywności linii produkcyjnej, a także maszyn i urządzeń, jest wskaźnik OEE, który określa procent wykorzystania maszyn i urządzeń w dostępnym czasie. Parametr ten był poniżej oczekiwań osób zarządzających firmą, a wpływ na niego miał czas przezbrojenia linii do pakowania. Wdrożone przez nas rozwiązania umożliwiły skrócenie czasu przezbrojenia bez podejmowania kosztownych inwestycji i ingerowania w znaczący sposób w działanie linii. W trakcie pracy nad doskonaleniem przezbrojenia wykonaliśmy szereg zmian w procesie przygotowania do przezbrojenia oraz w procesie ustawiania i doregulowywania.

ZAANGAŻOWANIE ZESPOŁU W PROCES PRZEZBRAJANIA

Ważnym czynnikiem wpływającym na sukces każdej zmiany jest zaangażowany zespół. Każdy z pracowników, zarówno tych, którzy pracują na linii produkcyjnej, jak i tych, którzy wykonują przezbrojenie, powinien mieć świadomość, jak czas przezbrojenia wpływa na efektywność biznesową linii produkcyjnej i powinien być świadomy, po co cokolwiek zmieniać. Ważnym elementem jest też zaangażowanie pracowników, którzy pracują na linii produkcyjnej i tych, którzy pracują przy wykonywaniu przezbrojenia, w usprawnianie tego procesu. Tylko takie działanie będzie prowadziło do trwałej zmiany, nie tylko w sposobie wykonywania przezbrojenia, ale także do zmiany kultury organizacyjnej, w której myśli się o ciągłym doskonaleniu. Po pierwszych obserwacjach i pomiarach czasów przezbrojenia, których dokonaliśmy podczas przeprowadzania audytu organizacyjnego, stwierdziliśmy, że przezbrojenie polegające na wymianie formy do zgrzewania opakowań możemy skrócić co najmniej o połowę i tak też zdefiniowaliśmy sobie cel, który chcieliśmy osiągnąć. Jak już pisałem wcześniej, ważne jest, aby zaangażować zarówno pracowników produkujących, jak i przezbrajających maszynę, w proces ciągłej poprawy. Powołaliśmy zatem zespół składający się z operatorów i pracowników utrzymania ruchu produkcyjnego, który następnie przeszkoliliśmy z podstaw lean manufacturing i metody Single Minute Exchange of Die (SMED), aby wszyscy rozumieli zasadność zmian, które chcemy przeprowadzić. Dopiero wtedy przystąpiliśmy do prac nad zmianą czasów przezbrojenia w kilku krokach:

Analiza procesu przezbrajania i obserwacja zarówno operacji, jak i ruchów wykonywanych podczas operacji. Całość tego etapu nagrywaliśmy, aby poddać go późniejszej analizie.

Podział przezbrojenia na czynności wewnętrzne i zewnętrzne. Czynności wewnętrzne to takie, które są wykonywane w trakcie przestoju maszyny, a zewnętrzne to czynności, które są wykonywane podczas pracy maszyny.

Zmiana czynności wewnętrznych na zewnętrzne poprzez przygotowanie do przezbrojenia, standaryzację pracy i zmianę sposobu montażu, przygotowanie i przechowywanie narzędzi, wdrażanie operacji równoległych, upraszczanie regulacji.

Wdrażanie stworzonych wcześniej zasad w życie. Redukując czasy przezbrojeń, zawsze stosujemy metodykę SMED), która jest zbiorem technik i narzędzi umożliwiających skracanie przezbrojenia. Metodę opracował Shigeo Shingo, a jej celem jest wykonanie każdego przezbrojenia w maksymalnie 10 minut. W praktyce, nawet jeśli nie udaje się uzyskać tych 10 minut, to znacząco skraca się wykonywane przezbrojenie.

ANALIZA PROCESU PRZEZBROJENIA

Celem analizy jest poznanie sposobu przezbrajania oraz zebranie informacji o wykonywanych czynnościach i ruchach, które wykonują osoby realizujące przezbrojenie. Przebieg przezbrojenia w naszym przypadku był rejestrowany na video, abyśmy mogli dokonać szczegółowego podziału przezbrojenia na czynności zewnętrzne i wewnętrzne oraz abyśmy mogli dokonać pomiaru czasów poszczególnych czynności. Na postawie filmów video odtworzyliśmy wszystkie czynności i podzieliliśmy je na czynności wewnętrzne i zewnętrzne, przypisując im kolejność, w których były one realizowane i czas, w którym były one wykonywane. Dla każdej z dwóch osób wykonujących przezbrojenie wykonaliśmy diagramy spaghetti. Identyfikacja wszystkich czynności pozwoliła nam podzielić je na dwie kategorie – czynności niezbędne do wykonania przezbrojenia i czynności zbędne, które należy wyeliminować. Tak też zrobiliśmy. Okazało się, że na 117 czynności wykonywanych w trakcie przezbrojenia przez dwie osoby po wstępnej analizie odrzuciliśmy 49 z nich. W kolejnym kroku przeanalizowaliśmy wykresy spaghetti i oznaczyliśmy wszystkie ruchy niepotrzebne, które można wyeliminować poprzez standaryzację miejsc odkładania i standaryzację części i narzędzi. Jako ciekawostkę mogę powiedzieć, że jednym z zauważonych przez nas marnotrawstw było to, że najpierw linia stawała, a dopiero potem wzywane były Służby Utrzymania Ruchu do jej przezbrojenia, które w tym czasie najczęściej wykonywały inne pracy. Stąd też czas od momentu zatrzymania do momentu podjęcia pracy przy przezbrojeniu był jednym z dłuższych.

ZMIANA

Każda zmiana bywa trudna, a zmiana nawyków należy do tych najtrudniejszych. Dzieje się tak, gdyż każda zmiana przechodzi przez cztery fazy. Pierwszą fazą jest faza zaprzeczania, drugą fazą jest opór. Pracownicy w tych fazach koncentrują się na przeszłości, czyli na tym, co było, a naszym zadaniem było jak najszybsze doprowadzenie ich do myślenia o przyszłości. Kolejną fazą jest faza eksperymentowania, po której następuje faza zaangażowania. Po etapie analizy nadszedł czas kreowania rozwiązań i eksperymentowania, aby pracownicy przestali myśleć o tym, co było, a zaczęli myśleć o tym, co będzie. Przeprowadziliśmy z zespołem pracowników warsztaty, na których wypracowaliśmy sposoby przygotowania do przezbrojenia tak, aby skrócić maksymalnie czas od momentu zatrzymania linii do momentu podjęcia przezbrojenia. Wypracowaliśmy system automatycznego informowania pracowników Służb Utrzymania Ruchu o planowanym przezbrojeniu, po osiągnięciu 90% planowanego zlecenia produkcyjnego tak, aby mieli oni czas na dojście do linii. Wspólnie określiliśmy zestaw niezbędnych narzędzi i części do wykonania przezbrojenia oraz znaleźliśmy sposób na ich przechowywanie w bezpośrednim otoczeniu linii produkcyjnej wraz z oznaczeniami, gdzie co jest tak, aby łatwo można było zidentyfikować dane narzędzie lub część niezbędną do wykonania przezbrojenia. W kolejnym etapie zaczęliśmy się przyglądać czynnościom wewnętrznym i generowaliśmy metody przeniesienia ich do czynności zewnętrznych. W celu sprawdzenia skuteczności wypracowanych rozwiązań dokonaliśmy eksperymentu w postaci przeprowadzenia przezbrojenia według nowego schematu – specjalnie do tego stworzonej checklisty. Okazało się, że skróciliśmy czas przezbrojenia o 59%. Aby utrzymać efekt, który osiągnęliśmy, stworzyliśmy arkusze pracy standaryzowanej (APS) do pracy przy przezbrojeniu i przeszkoliliśmy wszystkie osoby, które wykonują przezbrojenia w nowy sposób ich wykonywania. APS-y pozwalają w trakcie audytu na stwierdzenie ewentualnych rozbieżności pomiędzy wypracowanym a rzeczywistym sposobem przezbrajania. Dodatkowo standaryzacja narzędzi i części pozwala łatwo w trakcie audytów stwierdzić, czy narzędzia i części są kompletne i czy są na wyznaczonych do ich przechowywaniu miejscach. Wdrożyliśmy także dokładny pomiar czasu od momentu zgłoszenia do momentu pojawienia się przy linii pracowników Służb Utrzymania Ruchu oraz dokładny system pomiaru czasu wykonywania przezbrojeń. Należy pamiętać, że sukces jest uzależniony nie od tego, o ile uda nam się skrócić przezbrojenie za pierwszym razem, ale od tego, na jak długo uda nam się utrzymać wypracowane w trakcie SMED rozwiązania. Niezbędne do tego jest przeprowadzanie audytów zarówno w obszarze dostępności narzędzi i części niezbędnych do wykonania przezbrojenia, jak i audytów sprawdzających sposób wykonywania przezbrojenia.

DLACZEGO WARTO WDRAŻAĆ SMED

SMED zawsze powoduje radykalne zmniejszenie czasów przezbrojeń, pozwalając tym samym na produkcję bardziej elastyczną, reagującą na potrzeby klienta, zachowując przy tym konkurencyjność. Prawidłowe wykorzystanie SMED do redukcji czasów przezbrojeń wymaga czasu i tym samym jest procesem kosztownym, lecz zwraca się bardzo szybko. Praca nad SMED wraz z pracownikami zwiększa ich motywację do zmiany i powoduje, że przejmują oni więcej odpowiedzialności za proces. Zaangażowanie pracowników w proces zmiany wpływa także na zmianę kultury organizacyjnej firmy na kulturę, w której DNA wpisane jest ciągłe doskonalenie. Często takie projekty powodują, że nie tylko skracamy przezbrojenia, ale także wzrasta zaangażowanie ludzi, dla których pasją staje się ciągłe doskonalenie, nie tylko w życiu zawodowym, ale także w życiu prywatnym.

Przypisy