Dołącz do czytelników
Brak wyników

Zarządzanie zasobami ludzkimi

17 sierpnia 2022

NR 4 (Lipiec 2022)

Onboarding cudzoziemców

0 94

Od początku wojny w Ukrainie do Polski przybyło już ponad 2 mln osób uciekających przed konfliktem zbrojnym. Część uchodźców traktuje nasz kraj jako punkt pośredni na mapie ich podróży do innego państwa. Jednak całkiem spora liczba obywateli Ukrainy planuje pozostać w Polsce do momentu zakończenia wojny, a może i dłużej. Oznacza to, że w ciągu najbliższych kilku miesięcy rynek pracy zaleje fala pracowników poszukujących stałego miejsca zatrudnienia, a pracodawcy staną przed wyzwaniem odpowiedniego ich wdrożenia. W jaki sposób przygotować istniejące zespoły na przyjęcie pracownika z zagranicy oraz ułatwić uchodźcom start w polskich przedsiębiorstwach?

Zacznijmy od tego, w jakim momencie rozpoczyna się onboarding nowego pracownika niezależnie od posiadanego przez niego obywatelstwa. Błędne jest założenie, że pierwszego dnia pracy. Momentem rozpoczynającym okres adaptacji jest podjęcie przez strony decyzji o zatrudnieniu, przy czym czas od akceptacji oferty przez pracownika do startu nazywamy zwyczajowo pre-onboardingiem, natomiast właściwy onboarding zaczyna się pierwszego dnia pracy, a kończy w momencie osiągnięcia przez pracownika pełnej efektywności na swoim stanowisku pracy. Tym samym okres wdrożenia może potrwać miesiąc, kwartał, a czasami nawet pół roku. Planując aktywności skierowane do nowego pracownika, zadbaj więc o każdy z etapów z taką samą uważnością. 

Zrozum karuzelę emocji pracownika – uchodźcy

Okres oczekiwania na rozpoczęcie współpracy z nową firmą zazwyczaj jest poprzedzony mnóstwem pozytywnych emocji. Wśród nich dominują satysfakcja z przejścia przez proces rekrutacji, duma ze zdobycia nowego stanowiska pracy czy ekscytacja związana z dołączeniem do nowego zespołu. Z kim będę współpracować, czy się polubimy, co będzie moim pierwszym zadaniem? Niestety, pracownik o statusie uchodźcy funkcjonuje dziś w zupełnie innym kontekście społeczno-politycznym, co oznacza, że emocje towarzyszące mu są zgoła odmienne od tego, czego możemy spodziewać się po polskim pracowniku. Wielu mieszkańców Ukrainy poszukuje dziś pracy, ponieważ nagle musieli opuścić swoją ojczyznę i udać się na emigrację. Znaleźli się w nowym kraju, otoczeni inną kulturą, nieznanym językiem i obawami dotyczącym odnalezienia się tu. W Ukrainie pozostawili swoje mieszkania, zgromadzone przez lata majątki, a przede wszystkim rodziny. Być może niedawno dowiedzieli się, że ktoś z ich przyjaciół nie żyje. Jak sądzisz, jakie emocje towarzyszą im w związku z tym? To lęk przed nieznanym, obawa, co stanie się z bliskimi, frustracja dotycząca braku wpływu na sytuację, w jakiej się znaleźli, czy ograniczone zaufanie, bo to, w co wierzyli, niespodziewanie się skończyło. Biorąc pod uwagę te okoliczności, trudno oczekiwać od pracownika-uchodźcy entuzjazmu zazwyczaj towarzyszącego nowo zatrudnionemu. Dlatego priorytetem w pre-onboardingu mieszkańców Ukrainy jest zaprojektowanie adaptacji w sposób, który odpowie na ich potrzebę bezpieczeństwa. 

Zadbaj o to, o co inni nie muszą się martwić

Oferta złożona, pracownik-uchodźca powiedział „tak”, zaczynacie finalizować formalności. Już na tym etapie mogą pojawić się pierwsze trudności, które dość łatwo jesteś w stanie wyeliminować:

  • Legalizacja zatrudnienia – ustawa z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa wprowadziła uproszczoną procedurę zatrudnienia, która polega jedynie na obowiązku zgłoszenia do właściwego urzędu pracy w terminie 14 dni faktu powierzenia pracy obywatelowi Ukrainy. Pracodawca zgłasza powiadomienie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego praca.gov.pl. Poinformuj pracownika-uchodźcę, że zajmiesz się dopełnieniem wszelkich niezbędnych formalności związanych z legalizacją jego zatrudnienia. Jedyne, czego od niego potrzebujesz, to dane osobowe niezbędne do złożenia wniosku.
  • Komplet dokumentów do zatrudnienia – w zależności od firmy to zestaw od kilku do kilkunastu formularzy, jakie nowo zatrudniony wypełnia w celu przygotowania umowy o pracę i założenia teczki osobowej. Polakowi ich wypełnienie zabiera niewiele czasu, mieszkańcowi Ukrainy to zadanie może zająć nawet kilka godzin. Aby ułatwić proces wypełniania dokumentów, zadbaj o ich przetłumaczenie na język zrozumiały dla obcokrajowca. Wyjaśnij, w jakim celu zbierasz dane oraz w jaki sposób będziesz je przetwarzać. Nie wymagaj legitymizowania się świadectwami pracy czy dyplomami uczelni, bo te prawdopodobnie zostały w jego ukraińskim mieszkaniu, które pracownik nagle musiał opuścić. Jeśli nie jesteś w stanie przetłumaczyć dokumentów na inny język, pomóż je wypełnić. Bądź przygotowany, że wiele danych będzie wymagało uzupełnienia w przyszłości, np. PESEL lub numer rachunku bankowego. Zapewnij pracownika, że brakujące informacje może dostarczyć w dowolnym czasie. 
  • Zakwaterowanie – wielu przyjezdnych po przekroczeniu granicy zatrzymało się u swoich polskich znajomych, jednak spora część zamieszkuje prawdopodobnie w mieszkaniach udostępnionych im przez obcych ludzi. Ich rytm dnia został więc dopasowany do trybu funkcjonowania ludzi, u których aktualnie mieszkają. Może to budzić niepokój związany z koniecznością poinformowania właścicieli, że otrzymali pracę i od teraz będą musieli wychodzić i wracać o określonych porach. Inni szukają dogodnego dla siebie lokum w cenie odpowiadającej ich możliwościom finansowym. Zapewne nie wiedzą, gdzie szukać mieszkania, jakie ceny są adekwatne do standardu oraz czego mogą się spodziewać, decydując się na samodzielny wynajem. Zapytaj pracowników, jak wygląda ich sytuacja lokalowa oraz czy znaleźli już stałe miejsce na pobyt. Jeśli nadal szukają dogodnego miejsca, zaproponuj pomoc i podpowiedz, od czego warto zacząć. Możesz również zaproponować wzięcie na siebie części pracy z tym związanej, np. kont...

Dalsza część jest dostępna dla użytkowników z wykupionym planem

Przypisy